Obraz 1 z 9
Jeśli chodzi o wyrzucanie codziennych dokumentów, rzadko trzeba wychodzić poza kartę Home Worda. Ale ukryty w interfejsie jest mnóstwo dodatkowych narzędzi, które czekają na odkrycie. Te funkcje nie są tak naprawdę „tajne”, ale wielu użytkowników nigdy ich nie znajduje – i mogą zaoszczędzić sporo czasu i wysiłku.
Poniżej przedstawiamy nasze 20 najłatwiej przeoczonych funkcji w programie Word. Wiele z nich działa w programie Word od dekady lub dłużej i można je znaleźć w menu programów Word XP i Word 2003, ale skupimy się na interfejsie wstążki z programu Word 2007 i nowszych, który został przecież wymyślony, aby pomóc użytkownicy znajdują bardziej ezoteryczne funkcje oprogramowania.
1. Wybierz podobne formatowanie
W idealnym świecie każdy element w twoim dokumencie miałby przypisany styl. Ale jeśli polegałeś na formatowaniu lokalnym, nadal łatwo jest wprowadzać globalne zmiany. Sekcja Edycja po prawej stronie karty Strona główna zawiera przydatną opcję "Zaznacz cały tekst o podobnym formatowaniu". Dzięki temu możesz łatwo wyróżnić wszystkie nagłówki, podpisy itp. ad hoc za jednym razem i dostosować ich wygląd za jednym zamachem — lub zastosować styl ułatwiający zarządzanie w przyszłości.
2. Panel schowka
Panel schowka to wygodny sposób na przechowywanie więcej niż jednego elementu w schowku naraz. Kliknij małą ikonę wyskakującego okienka w sekcji Schowek na karcie Strona główna, aby ją otworzyć. Zapamiętywane są do 24 ostatnich operacji wycinania i kopiowania. Możesz kliknąć dowolną z nich, aby wkleić ją w punkcie wstawiania. Lista rozwijana Opcje na dole pozwala kontrolować, kiedy pojawia się panel Schowka; jedną z opcji jest wyświetlenie go po dwukrotnym naciśnięciu Ctrl + C.
3. Tłumacz
Recenzja Worda | Funkcja Tłumacz wysyła tekst dokumentu do strony internetowej Microsoft Translator i wyświetla tłumaczenie w oknie przeglądarki. W Word 2010 i 2013 możesz także aktywować Recenzja | Tłumacz | Mini Translator, który wyświetla podpowiedź z widmem, gdy najedziesz kursorem na wybrany fragment tekstu; przesuń na nią wskaźnik, aby zobaczyć wyskakujące tłumaczenie w wybranym języku. Do wyboru są dziesiątki języków: przeglądaj je, wybierając opcję Wybierz język tłumaczenia z listy rozwijanej Tłumacz.
4. Kerning
Profesjonalne oprogramowanie DTP obsługuje kerning — selektywną regulację odstępów między znakami, aby tekst był bardziej estetyczny. Program Word nie robi tego domyślnie, ale można go włączyć, klikając ikonę wyskakującego okienka w sekcji Czcionka na karcie Strona główna i zaznaczając pole „Kerning dla czcionek”; wprowadź minimalny rozmiar punktu w polu po prawej stronie. Jeśli jednak używasz kerningu na małych czcionkach, litery mogą wydawać się zbiegać, co zmniejsza czytelność.
Aby uzyskać łatwiejszy dostęp, użyj skrótu klawiaturowego CTRL+D lub CMD+D na komputerze Mac. Ten skrót przeniesie Cię bezpośrednio do ekranu Czcionki, niezależnie od używanej wersji. Osoby korzystające z programu Word 2007 lub starszego będą musiały sprawdzić opcję Odstępy między znakami. Jeśli korzystasz z nowszej wersji, wybierz kartę „Zaawansowane” u góry wyskakującego okienka, jak pokazano powyżej.
5. Wstaw wykres
Jeśli chcesz dołączyć do dokumentu wykres programu Excel, nie musisz opuszczać programu Word. Wybór Wstaw | Wykres w programie Word otworzy miniaturowy widok programu Excel, w którym możesz edytować lub importować swoje dane. Po prostu zamknij okno Excela, gdy skończysz – zostanie ono przedstawione w formie wykresu w programie Word. W górnej części okna programu Word karty Narzędzia wykresów zapewniają pełną kontrolę nad projektem i wyglądem wykresu, więc nie ma potrzeby ręcznego uruchamiania programu Excel.
6. Sztuka inteligentna
SmartArt pomaga zilustrować procesy i relacje za pomocą prawie 200 wstępnie zaprojektowanych układów dla organizacji piramid, cykli, hierarchii, macierzy i nie tylko. Aby użyć go w programie Word, po prostu kliknij Wstaw | SmartArt i wybierz szablon. Następnie wpisz etykiety w wyświetlonym ruchomym panelu i przeciągnij uchwyty, aby zmienić rozmiar grafiki SmartArt. Jeśli chcesz, aby unosił się nad dokumentem, możesz to łatwo osiągnąć, tworząc pole tekstowe (za pomocą Wstaw | Pole tekstowe) i umieszczając w nim grafikę SmartArt.
7. Wstaw zrzut ekranu
Jeśli piszesz samouczek – lub po prostu chcesz w łatwy sposób umieścić w dokumencie obraz z innego programu – możesz pobrać obszar pulpitu systemu Windows, wybierając Wstaw | Zrzut ekranu; menu rozwijane umożliwia bezpośrednie importowanie dowolnego otwartego okna jako obrazu. Alternatywnie możesz wybrać opcję Przycinanie ekranu, aby przeciągnąć prostokąt myszą i przechwycić dostosowany obszar ekranu.
8. Włóż szybkie części
Firmy często muszą tworzyć listy i dokumenty zawierające standardowe elementy lub akapity, takie jak adres. Pomocna może być funkcja Autotekstu programu Word. Wybierz fragment tekstu, a następnie wybierz Wstaw | Szybkie części | Autotekst | Zapisz zaznaczenie w galerii Autotekstu. Możesz teraz ponownie wstawić ten tekst do dowolnego dokumentu, wybierając go z Wstaw | Szybkie części | Menu Autotekstu. Możesz także skonfigurować szybkie części dla elementów, takich jak nazwa firmy i adres e-mail, a w Organizatorze bloków konstrukcyjnych możesz również skonfigurować szablony i obiekty szybkiego dostępu.
Pamiętaj, że ta opcja nie jest dostępna dla użytkowników komputerów Mac w momencie pisania.
9. Dzielenie wyrazów
Umożliwienie rozlania się dziwnego słowa w dwóch wierszach może poprawić wygląd dokumentu. Może sprawić, że prawy margines nie stanie się zbyt poszarpany lub, we w pełni wyjustowanym tekście, może zapobiec pojawianiu się dużych „wysp” odstępów między każdym słowem. Program Word może automatycznie dzielić wyrazy w razie potrzeby, ale ta funkcja jest domyślnie wyłączona: aby ją włączyć, przejdź do karty Układ strony i wybierz Dzielenie wyrazów | Automatyczny.
10. Numery linii
Jeśli odwołujesz się do kodu, dokumentów prawnych, a nawet poezji, możesz ponumerować wiersze, aby ułatwić sobie odniesienie. Narzędzie listy numerowanej programu Word stosuje ustawienia wcięć, które mogą nie być zgodne z Twoimi oczekiwaniami: wybierz Układ strony | Numery wierszy zamiast tego, a program Word zastosuje staranną numerację na marginesie dokumentu. Domyślnie numeracja wierszy jest stosowana do całego dokumentu, ale możesz pominąć zaznaczony tekst, wybierając Numery wierszy | „Pomiń w bieżącym akapicie”.
11. Podpisy cyfrowe
Nie zawsze jest oczywiste, czy dokument cyfrowy jest autentycznym oryginałem. Aby podpisać dokument osobistym kluczem szyfrowania, przejdź do zakładki Plik (lub kuli w programie Word 2007), wybierz Chroń dokument i wybierz „Dodaj podpis cyfrowy”; zostaniesz poproszony o zapisanie dokumentu przed dodaniem podpisu. Podpis zostanie automatycznie unieważniony w przypadku zmiany dokumentu, więc jego obecność jest gwarancją autentyczności. Jeśli chcesz zaprosić kogoś innego do podpisania dokumentu, przejdź do zakładki Wstaw i w sekcji Tekst wybierz Wiersz podpisu.
12. Znak wodny
Kiedy rozpowszechniasz wersję roboczą dokumentu lub udostępniasz coś prywatnego współpracownikowi, warto mieć możliwość oznaczenia strony znakiem wodnym, aby na pierwszy rzut oka zobaczyć, jakiego rodzaju jest to dokument. Menu rozwijane Znak wodny na karcie Układ strony umożliwia dodanie dużego szarego znaku wodnego z napisem „WERSJA ROBOCZA”, „POUFNE” lub „PILNE” za pomocą dwóch kliknięć. Wybierz Niestandardowy znak wodny, aby umieścić własny tekst lub obraz.
Użytkownicy komputerów Mac będą musieli użyć karty „Wstaw” u góry ekranu komputera, aby uzyskać dostęp do opcji znaku wodnego.
13. Cytaty
W przypadku prac naukowych program Word może również pomóc w zarządzaniu cytatami. Na karcie Referencje znajdziesz przycisk do zarządzania źródłami; tutaj możesz wprowadzić szczegóły każdej pracy, do której się odnosisz, a następnie wstawić odniesienia do nich, klikając menu rozwijane Wstaw cytat. Możesz wybrać format cytowania spośród 14 uznanych stylów, w tym standardy APA i MLA, a na koniec jednym kliknięciem wygenerować bibliografię.
14. Makra
Interfejs skryptowy pakietu Office jest co najmniej wyrafinowany, ale jeśli chcesz zautomatyzować proste, powtarzalne zadanie, nie musisz wpisywać wiersza kodu. Na karcie Widok kliknij menu rozwijane Makra i wybierz opcję Zarejestruj makro. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz przycisk lub skrót klawiaturowy (pamiętaj, aby kliknąć Przypisz, aby potwierdzić wybór); następnie wykonaj zadanie, które chcesz zautomatyzować. Kiedy skończysz, wróć do listy rozwijanej i wybierz Zatrzymaj nagrywanie. Teraz naciśnięcie wybranego przycisku lub kombinacji klawiszy w dowolnym momencie spowoduje powtórzenie zapisanych operacji.
15. Widok ogólny
Jeśli używasz programu Word do dużego projektu, takiego jak praca dyplomowa lub powieść, pomocne może być podzielenie dokumentu na sekcje i podsekcje. Przejdź do widoku | Kontur, aby uzyskać dostęp do hierarchicznego widoku, który umożliwia zaznaczanie nagłówków i zwijanie tekstu podstawowego pod nimi; daje to przejrzysty przegląd dokumentu, który można łatwo uporządkować, przesuwając sekcje. Możesz także zebrać kilka dokumentów w jeden projekt główny: kliknij Pokaż dokument w sekcji Dokument główny na karcie Konspekt, aby zaimportować lub utworzyć dokumenty podrzędne.
16. Kolor strony
Jeśli chcesz, aby Twój dokument się wyróżniał, możesz użyć Układ strony | menu rozwijane Kolor strony, aby zastosować rozmycie tła; wybierz Efekty wypełnienia i możesz dodać wzory i tekstury. Wypełnienia i desenie są automatycznie stosowane do wszystkich stron dokumentu. Ponadto, chociaż można je zobaczyć na ekranie, nie są one drukowane, więc nie będą zakłócać czytelności wydruków.
Niektórzy użytkownicy mogą znaleźć wybór kolorów strony na karcie „Projekt” w zależności od wersji programu Microsoft Word i używanego systemu.
17. Wstaw indeks
Trzecią przydatną funkcją przy dłuższych pracach jest możliwość automatycznego generowania indeksu. Aby skorzystać z tej funkcji, musisz najpierw zaznaczyć swoje referencje w tekście, wybierając odpowiednie słowo lub frazę, a następnie klikając Referencje | Wstaw indeks. Po zaznaczeniu wszystkich haseł kliknij Wstaw indeks, aby utworzyć indeks. Będzie on zawierał odniesienia do zaznaczonych przez Ciebie wystąpień oraz samoaktualizujące się linki do numerów stron, na których się pojawiają.
18. Połącz i porównaj dokumenty
Word może automatycznie porównywać lub łączyć dwa dokumenty: narzędzie znajdziesz w sekcji Recenzja | Porównywać. Jeśli wolisz wykonać pracę samodzielnie, kliknij Widok | Zobacz obok siebie; spowoduje to automatyczne umieszczenie dokumentów obok siebie przy identycznych współczynnikach powiększenia, dzięki czemu można łatwo przeglądać je w przód iw tył. Jeśli klikniesz przycisk Synchroniczne przewijanie, będą nawet przewijać w górę iw dół z blokadą, gdy przesuniesz kursor lub przeciągniesz pasek przewijania.
19. Inspektor dokumentów
Rzecznicy prasowi i urzędnicy państwowi w przeszłości wylądowali w gorącej wodzie za rozpowszechnianie dokumentów z poufnymi informacjami osadzonymi w ich metadanych lub możliwymi do odzyskania za pomocą opcji śledzenia zmian w programie Word. Nie popełniaj tego samego błędu: w sekcji Informacje na karcie Plik (lub Kula w pakiecie Office 2007) w menu rozwijanym „Przygotuj się do udostępniania” znajdziesz wybór opcji, które umożliwiają sprawdzenie ukrytych informacji (i potwierdzić zgodność z innymi wydaniami Worda).
20. Dostosuj wstążkę
Interfejs wstążki został zaprojektowany tak, aby był bardziej stabilny niż interfejs pakietu Office 2003 z dużymi możliwościami dostosowywania. Jeśli jednak wybierzesz Plik | Opcje | Dostosuj Wstążkę, możesz dodawać do niej nowe funkcje i usuwać te, których nie chcesz widzieć. Możesz dodawać funkcje, które normalnie nie są w ogóle widoczne – jest pomocny wybór „Poleceń nie na wstążce” – a nawet tworzyć własne karty. Jeśli to zbyt skomplikowane, możesz dostosować pasek narzędzi szybkiego dostępu, który pojawia się u góry ekranu, używając małej strzałki rozwijanej na jego prawym końcu.
