Przekazywanie wiadomości e-mail to coś, co robi się regularnie w większości firm. Umożliwia przekazywanie ważnych informacji o określonych projektach lub dyskusjach bez konieczności ponownego wpisywania wszystkiego lub kopiowania/wklejania. Możesz również użyć tej funkcji do przesyłania albumów zdjęć, informacji o podróży i wszystkiego, co możesz omówić z przyjaciółmi i rodziną, oszczędzając cenny czas. Przekazywanie wiadomości e-mail może również pozwolić na zachowanie własnej tożsamości przy jednoczesnym zachowaniu anonimowości wiadomości e-mail. Jednak przekazywanie poszczególnych wiadomości e-mail nie jest tak proste dla wszystkich ze względu na strukturę skrzynki odbiorczej Gmaila. Jeśli próbujesz przekazać jeden e-mail w Gmailu, może to być dość mylące. Przyjrzyjmy się, jak to zrobić w Gmailu.
Opcje przekazywania
Gmail daje Ci wiele opcji, jeśli chodzi o przekazywanie i odpowiadanie na e-maile. Sposób działania skrzynki odbiorczej polega na tym, że możesz otworzyć cały wątek rozmów lub wiadomości e-mail, które wymieniłeś z jedną osobą na określony temat.
Dzięki tej mechanice możesz zrobić dwie rzeczy związane z przekazywaniem:
- Przekaż wszystko
- Przesyłaj indywidualne e-maile
Przekazywanie wszystkich odpowiedzi w ramach wątku lub rozmowy to coś, o czym każdy powinien wiedzieć. Po prostu przejdź do żądanego wątku, wybierz menu opcji (ikona z trzema kropkami) i kliknij "Prześlij dalej". Załóżmy jednak, że chcesz przekazać trzecią lub czwartą wiadomość e-mail w rozmowie, która ma ponad 20 odpowiedzi przychodzących i wychodzących. To wymaga podjęcia dodatkowych kroków.
Gdy już wiesz, który e-mail chcesz przekazać dalej, nie zapominaj, że możesz również dodać do niego nowe informacje. Możesz edytować tekst, wybrać jedną lub więcej osób, do których chcesz go wysłać, a nawet edytować temat lub temat wiadomości e-mail przed przekazaniem dalej.
Przekazywanie indywidualnych wiadomości e-mail
Przede wszystkim przywołaj rozmowę zawierającą e-mail, który chcesz przekazać.
- Przejdź do skrzynki odbiorczej.
- Wybierz wątek.
Zauważysz, że wszystkie e-maile pojawią się w formacie listy. Zostanie dostarczony krótki opis pierwszego e-maila, podobnie jak opisy dwóch ostatnich e-maili. Jeśli chcesz przekazać tylko ostatnią wiadomość e-mail z tej listy, wykonaj kolejne kroki.
- Wybierz ostatniego e-maila.
- Kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok przycisku „Odpowiedz”.
- Wybierz „Prześlij dalej”.
- Wpisz kontakt lub kontakty, do których chcesz go przekazać.
- Kliknij „Wyślij”.
To całkiem proste, prawda? Ale co, jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail, która nie wyświetla się automatycznie, gdy otwierasz wątek? Oto, co powinieneś zrobić:
- Podnieś wątek ponownie.
- Poczekaj na załadowanie listy.
- Kliknij numer znajdujący się pod oryginalną wiadomością i dwiema ostatnimi wiadomościami.
- Znajdź tytuł lub temat e-maila, który chcesz przekazać.
- Kliknij go, aby go przywołać.
- Wybierz ikonę z trzema kropkami obok przycisku „Odpowiedz”.
- Kliknij „Prześlij dalej”.
Jest to również dość łatwe, dopóki nie będziesz musiał przesiewać dziesiątek wiadomości w tę i z powrotem. Istnieje inny sposób radzenia sobie z przekazywaniem pojedynczych wiadomości e-mail, który jest mniej żmudny. Wymaga to jednak znajomości pewnych szczegółowych informacji.
Jak znaleźć e-mail w Gmailu
Korzystając z pola wyszukiwania Gmaila, możesz znajdować pojedyncze wiadomości lub e-maile w wątkach. W ten sposób możesz je wybrać i użyć wcześniej wspomnianych akcji do ich przekazania.
Aby jednak w ten sposób znaleźć e-mail i nie otrzymać oryginalnego wątku, powinieneś znać przynajmniej kilka słów zawartych w temacie lub opisie e-maila. Korzystanie ze słów kluczowych i funkcji autouzupełniania Gmaila powinno znacznie usprawnić działanie.
Jak powiedzieć, ile e-maili jest w rozmowie
Innym sposobem ustalenia, gdzie znajduje się wiadomość e-mail, którą chcesz udostępnić, jest wyszukanie wątków zawierających określoną liczbę wiadomości. Jeśli wiesz, że e-mail, którego szukasz, dotyczy szczególnie długiej rozmowy z daną osobą, przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą pod numerem podanym po prawej stronie nadawcy.
Ta liczba wskazuje, ile e-maili znajduje się w tym wątku. Może to być szybki sposób na zawężenie wyszukiwania, jeśli nie pamiętasz tematu dyskusji lub konkretnych słów kluczowych, które dałyby dokładny wynik wyszukiwania.
Znajdź wątek o odpowiedniej długości, przywołaj go, kliknij numer pod oryginalnym e-mailem, jak pokazano wcześniej, a następnie ręcznie przejrzyj e-maile, aby znaleźć właściwy.
Jak często korzystasz z tej funkcji?
Oto kolejna rzecz, którą możesz zrobić z funkcją przekazywania. Jeśli zapomnisz CC kilku osób w wiadomości e-mail, zawsze możesz przekazać im tę wiadomość e-mail później, eliminując w ten sposób potrzebę ponownego wpisywania całości, załączania plików i tak dalej.
Jak często przekazujesz pojedyncze e-maile za pomocą Gmaila? W jakim celu najczęściej korzystasz z tej funkcji? Daj nam znać w komentarzach poniżej.