Gmail oferuje użytkownikom możliwość przeszukiwania określonych folderów lub całej skrzynki odbiorczej w poszukiwaniu wiadomości e-mail lub załączników. Jednak podstawowa funkcja wyszukiwania ma swoje ograniczenia, chyba że nauczysz się długiej listy operatorów.
Jeśli, podobnie jak wiele osób, masz tysiące, a nawet miliony e-maili, znalezienie potrzebnej wiadomości może być stosunkowo trudne. Zwłaszcza jeśli chodzi o załączniki. W tym artykule pokażemy, jak szybko i łatwo znaleźć większe załączniki w Gmailu.
Zaawansowane wyszukiwanie w Gmailu
Niewiele osób korzysta z funkcji wyszukiwania zaawansowanego z interfejsu Gmaila. Oczywiście bardzo niewiele osób korzysta również z wyszukiwania zaawansowanego Google, więc właściwie nie jest to zaskakujące. Jednak tam, gdzie wyszukiwarka Google jest nieco prostsza pod względem tego, co możesz zrobić, Gmail nie jest wyposażony w samouczek na najwyższym poziomie ani nie ma szczególnie przyjaznego dla użytkownika interfejsu.
Aby uzyskać dostęp do zaawansowanej funkcji wyszukiwania, musisz kliknąć małą strzałkę znajdującą się na podstawowym pasku wyszukiwania Gmaila.
Stamtąd otrzymasz osiem różnych elementów lub parametrów wyszukiwania, których możesz użyć. Powinno to pozwolić na znacznie lepsze odfiltrowanie wyników niż używanie słów kluczowych w pasku wyszukiwania.
Możesz użyć tej funkcji do wyszukiwania konkretnych nadawców, odbiorców, tematów, słów itp. Najciekawsza jest jednak opcja, która umożliwia wyszukiwanie wiadomości e-mail, które nie zawierają określonych słów. Oznacza to, że możesz natychmiast odfiltrować niektóre poufne e-maile, jeśli przeprowadzasz to zaawansowane wyszukiwanie z kimś, kto nad Tobą czuwa.
Możesz także dołączyć lub wykluczyć czaty z listy. To jest naprawdę interesujące i przydatne. Jeśli polegasz tylko na podstawowej funkcji wyszukiwania i przeszukujesz swoją skrzynkę odbiorczą według nadawcy, wyniki pokażą zarówno Twoje e-maile, jak i historię czatu z nadawcą.
Filtruj po załączniki
Aby rozpocząć wyszukiwanie wiadomości e-mail z załącznikami, najpierw zaznacz pole Zawiera załącznik w interfejsie wyszukiwania zaawansowanego.
Możesz także wybrać główny parametr wyszukiwania do All Mail, na wypadek, gdybyś nie był fanem organizowania wiadomości e-mail w dedykowanych folderach. Niewiele osób to robi, więc jest OK.
Następnie będziesz musiał przypisać numer w polu Rozmiar. Następnie możesz wyszukać wiadomość e-mail zawierającą załącznik, który jest większy lub niższy niż podana wartość. Wartość może być wyrażona w kilobajtach, bajtach i megabajtach. Możesz przełączać się między trzema w zależności od tego, który z nich ma większy sens.
Możesz również dodać ramy czasowe jako kolejny parametr, jeśli uważasz, że to pomoże. Po ustawieniu wszystkich preferencji możesz kliknąć łącze w prawym dolnym rogu interfejsu wyszukiwania, aby zapisać filtr do wykorzystania w przyszłości. Jeśli uważasz, że nie będziesz tego potrzebować, po prostu kliknij lupę po lewej stronie, aby uruchomić zapytanie z nowym filtrem.
Wyniki powinny wrócić niemal natychmiast, w zależności od komputera i dostawcy usług internetowych.
Alternatywnie możesz również użyć operatorów w podstawowym pasku wyszukiwania.
- Rozmiar: [rozmiar pliku] – służy do wyszukiwania wiadomości lub e-maili, które są większe niż wskazany rozmiar w B, KB lub MB. (tj. Rozmiar: 4 MB wyświetla wiadomości e-mail przekraczające 4 MB wraz z załącznikami.)
- Mniejszy: [rozmiar pliku] – ten operator pozwala wyszukiwać wiadomości, które są mniejsze niż wskazana wartość. (tj. Mniejszy: 19 KB wyświetli e-maile mniejsze niż 19 KB).
Inne sposoby filtrowania wiadomości e-mail
Jeśli nadal masz problem ze znalezieniem załącznika do e-maila, którego szukasz, możesz zawęzić wyniki na kilka innych sposobów. U góry wyników wyszukiwania znajdziesz kilka opcji, których można użyć do filtrowania wyboru.
Użyj tego klucza, aby lepiej zrozumieć, co możesz zrobić:
- Filtruj tylko według obrazów — jeśli załącznik, którego szukasz, jest obrazem, wybierz pierwszą opcję w wynikach wyszukiwania. Automatycznie odfiltruje wszystkie załączniki niebędące obrazami.
- Filtruj tylko według filmów — spowoduje to usunięcie wszystkich wyników, które nie zawierają załącznika wideo.
- Wyszukaj według ram czasowych — wybierz jedną z opcji z listy rozwijanej lub wybierz opcję niestandardową, która pozwala wybrać określone daty i godziny.
- Wyszukaj według nadawcy lub odbiorcy — czwarta opcja umożliwia zawężenie drugiej strony, która wysłała lub odebrała ten załącznik.
- Opcje zaawansowane – jeśli chcesz wrócić do oryginalnych opcji wymienionych powyżej, możesz to zrobić, klikając piątą opcję.
Jeśli znalazłeś załącznik, którego szukasz, możesz łatwo pobrać go na swoje urządzenie lub przekazać wiadomość e-mail innej osobie. Aby pobrać załącznik, wystarczy najechać na niego kursorem i kliknąć wyświetloną ikonę pobierania.
Możesz także kliknąć załącznik prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję przekazania go w zupełnie nowej wiadomości e-mail lub przefiltrowania go do folderu w Gmailu w celu bezpiecznego przechowywania.
Czy to naprawdę pomaga?
Jeśli chodzi o lepszą organizację skrzynki odbiorczej, może to być do pewnego stopnia pomocne. Po uzyskaniu wyników, których szukasz, musisz ręcznie zacząć sprawdzać, który e-mail ma największy załącznik. Jeśli masz dwie lub trzy strony wyników, nie oznacza to, że największy załącznik znajdzie się wysoko na liście.
Wyświetlane wiadomości e-mail są nadal uporządkowane według daty od najnowszych do najstarszych. Dlatego, aby ułatwić sobie zarządzanie załącznikami, powinieneś nadać priorytet tworzeniu różnych folderów dla różnych typów plików.
W ten sposób będziesz mógł oddzielić zdjęcia od plików wideo, e-booki od plików audio i tak dalej. Dzięki temu lepiej zorientujesz się, gdzie szukać największych załączników. Możesz także użyć folderów do organizowania wiadomości e-mail z załącznikami według określonych parametrów rozmiaru.
Końcowa myśl
Podobnie jak Google oferuje użytkownikom wiele parametrów wyszukiwania dla zapytań online, tak samo Gmail. Chociaż zaawansowane pole wyszukiwania w Gmailu ma znacznie prostszy interfejs, nadal dobrze radzi sobie z sortowaniem wiadomości e-mail według ważnych parametrów.
Jedynym obszarem, w którym wciąż brakuje Gmaila, są rzeczywiste opcje sortowania. Jeśli chcesz uporządkować swoje e-maile według rozmiaru, rodzaju załącznika lub innych funkcji, nadal masz bardzo ograniczone możliwości.